إدارة التموين والمخزون الاستراتيجي

الاختصاصات:

• وضع الخطة اللازمة لتوفير المواد التموينية والأعلاف والمحافظة على مخزون استراتيجي منها.
• إعداد ومتابعة طرح المناقصات والممارسات الخاصة بتوفير المواد التموينية والأعلاف.
• متابعة توريد المواد التموينية والأعلاف المطلوبة.
• القيام بتوفير وشراء مواد المساعدات والإغاثة التي تقدمها الدولة للدول الشقيقة والصديقة.
• تخزين المواد التموينية والأعلاف ومواد المساعدات والإغاثة بطرق التخزين المتعارف عليها.
• إصدار التراخيص الخاصة بتشغيل وإدارة المخابز التي تحصل على دعم من الدولة، ومراقبة الية صرف اذونات الطحين.
• صرف الكميات المطلوبة من المواد التموينية والأعلاف لمراكز التوزيع.
• مراقبة مدى تقيد المتعاملين في السلع التموينية المدعومة بالتزاماتهم، واتخاذ الإجراءات والتدابير اللازمة وفق القانون.

الأقسام:

1. قسم التوريدات.
2. قسم المبيعات والتوزيع.
3. قسم الحسابات.
4. قسم إدارة المخزون.

1- قسم التوريدات، ويختص بالآتي:

• وضع الخطة اللازمة لتوفير المواد التموينية والأعلاف والمحافظة على مخزون استراتيجي منها.
• إعداد ومتابعة المناقصات والممارسات والاتفاق المباشر الخاصة بتوفير المواد التموينية والأعلاف.
• متابعة التوريد للمواد التموينية والأعلاف المطلوبة لجميع المناقصات سواء كانت الجديدة أو قيد الطرح التي تم إبرام عقود التوريد لها.
• عمل دراسة للمحافظة على المخزون الإستراتيجي للمواد التموينية والأعلاف بالتنسيق مع الاقسام الأخرى.
• استلام العينات المقدمة من المتناقصين وإرسالها للتحليل المختبري والتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات المطلوبة.
• إعداد التقارير الفنية والمالية للمناقصات التابعة للإدارة ومتابعة ترسيتها.
• فتح الاعتمادات المستندية للموردين بالتنسيق والمتابعة مع الجهات المعنية بالوزارة والبنوك المختصة.
• استلام العينات العشوائية من المواد الموردة للمخازن من قسم إدارة المخزون، وإرسالها للمختبر لفحصها، والتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية حسب العقود المبرمة.
• إدخال وتسجيل البيانات لجميع المناقصات التموينية والأعلاف في الحاسب الآلي.
• إضافة الكميات المطابقة للمواصفات الفنية في برنامج التوريدات.
• توفير وشراء مواد المساعدات والإغاثة التي تقدمها دولة قطر للدول الشقيقة والصديقة.

2-  قسم المبيعات والتوزيع، ويختص بالآتي:

• إصدار أذونات التسليم (التي يتم بموجبها صرف المواد التموينية والأعلاف من المخزن وذلك في ضوء الأرصدة المتاحة بالمخزن من كل صنف).
• إصدار البطاقات التموينية وتحديثها دورياً.
• مراقبة مدى تقيد المتعاملين في السلع التموينية المدعومة بالتزاماتهم، واتخاذ الإجراءات والتدابير اللازمة وفق القانون.
• تلقي اتصالات المستفيدين من البطاقة التموينية ومتابعة شكاوي المواطنين والرد على الاستفسارات الخاصة فيما يخص صرف المواد التموينية والأعلاف.
• استلام طلبات فتح محلات جديدة ومعاينتها ومعرفة مدى مطابقة المحلات للشروط والمواصفات الموضوعة من قبل الإدارة والموافقة عليها.
• إصدار التراخيص الخاصة بتشغيل وإدارة المخابز التي تحصل على دعم من الدولة، ومراقبة آلية صرف أذونات الطحين.
•  إصدار بدل فاقد لسندات القبض.
• إصدار سندات القبض للجهات التي تصرف على الحساب. 

3- قسم الحسابات، ويختص بالآتي:

• إعداد طلبات الدفع وكشوفات التسوية
• متابعة الأرصدة إلكترونياً.
• متابعة كشوف البنك شهرياً بشأن الإيداعات.
• التدقيق ومراجعة سندات القبض.
• مطابقة سجلات الحاسب الآلي مع سندات القبض.
• متابعة وتسجيل الوارد لكل مادة.
• إعداد البيان الشهري المتضمن أرصدة الكميات المنصرفة من المواد التموينية والأعلاف.
• إعداد كشوف الدعم للمواد التموينية والأعلاف شهرياً.
• إعداد كتب التسديد للدفعات الموردة بعد احتساب غرامات التأخير إن وجدت.

4- قسم إدارة المخزون، ويختص بالآتي:

• متابعة المخزون وحركة الوارد والمنصرف من المخازن يوميا.
• الإشراف على طرق التخزين واستغلال المساحات التخزينية.
• التنسيق مع الجهات المعنية بالتخزين من حيث متابعة الوارد اليومي والمكافحة والتأكد من محافظة وسلامة المخزون.
• أخذ العينات للتحليل المختبري بوجود جهات الاختصاص.
• إصدار سندات الاستلام النهائية لكل شحنة مستلمة وسندات الفحص لها.
• إستلام الكميات المصادرة من الجمارك ومعاينتها والتأكد من صلاحيتها وإضافتها للرصيد.
• إستقبال الشكاوي الخاصة بالمواد المخزنة والعمل على حلها.
• متابعة البواقي من المواد التموينية والأعلاف في مخازن الإدارة.
• متابعة فروق الأوزان للمواد الموردة بالمناقصات.