إدارة التموين والمخزون الاستراتيجي
الاختصاصات:
- وضع الخطة اللازمة لتوفير المواد التموينية والأعلاف والمحافظة على مخزون استراتيجي منها.
- إعداد ومتابعة طرح المناقصات والممارسات الخاصة بتوفير المواد التموينية والأعلاف.
- متابعة توريد المواد التموينية والأعلاف المطلوبة.
- القيام بتوفير وشراء مواد المساعدات والإغاثة التي تقدمها الدولة للدول الشقيقة والصديقة.
- تخزين المواد التموينية والأعلاف ومواد المساعدات والإغاثة بطرق التخزين المتعارف عليها.
- إصدار التراخيص الخاصة بتشغيل وإدارة المخابز التي تحصل على دعم من الدولة، ومراقبة الية صرف اذونات الطحين.
- صرف الكميات المطلوبة من المواد التموينية والأعلاف لمراكز التوزيع.
- مراقبة مدى تقيد المتعاملين في السلع التموينية المدعومة بالتزاماتهم، واتخاذ الإجراءات والتدابير اللازمة وفق القانون.
الأقسام:
- قسم التوريدات.
- قسم المبيعات والتوزيع.
- قسم الحسابات.
- قسم إدارة المخزون.
1- قسم التوريدات، ويختص بالآتي:
- وضع الخطة اللازمة لتوفير المواد التموينية والأعلاف والمحافظة على مخزون استراتيجي منها.
- إعداد ومتابعة المناقصات والممارسات والاتفاق المباشر الخاصة بتوفير المواد التموينية والأعلاف.
- متابعة التوريد للمواد التموينية والأعلاف المطلوبة لجميع المناقصات سواء كانت الجديدة أو قيد الطرح التي تم إبرام عقود التوريد لها.
- عمل دراسة للمحافظة على المخزون الإستراتيجي للمواد التموينية والأعلاف بالتنسيق مع الاقسام الأخرى.
- استلام العينات المقدمة من المتناقصين وإرسالها للتحليل المختبري والتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات المطلوبة.
- إعداد التقارير الفنية والمالية للمناقصات التابعة للإدارة ومتابعة ترسيتها.
- فتح الاعتمادات المستندية للموردين بالتنسيق والمتابعة مع الجهات المعنية بالوزارة والبنوك المختصة.
- استلام العينات العشوائية من المواد الموردة للمخازن من قسم إدارة المخزون، وإرسالها للمختبر لفحصها، والتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية حسب العقود المبرمة.
- إدخال وتسجيل البيانات لجميع المناقصات التموينية والأعلاف في الحاسب الآلي.
- إضافة الكميات المطابقة للمواصفات الفنية في برنامج التوريدات.
- توفير وشراء مواد المساعدات والإغاثة التي تقدمها دولة قطر للدول الشقيقة والصديقة.
2- قسم المبيعات والتوزيع، ويختص بالآتي:
- إصدار أذونات التسليم (التي يتم بموجبها صرف المواد التموينية والأعلاف من المخزن وذلك في ضوء الأرصدة المتاحة بالمخزن من كل صنف).
- إصدار البطاقات التموينية وتحديثها دورياً.
- مراقبة مدى تقيد المتعاملين في السلع التموينية المدعومة بالتزاماتهم، واتخاذ الإجراءات والتدابير اللازمة وفق القانون.
- تلقي اتصالات المستفيدين من البطاقة التموينية ومتابعة شكاوي المواطنين والرد على الاستفسارات الخاصة فيما يخص صرف المواد التموينية والأعلاف.
- استلام طلبات فتح محلات جديدة ومعاينتها ومعرفة مدى مطابقة المحلات للشروط والمواصفات الموضوعة من قبل الإدارة والموافقة عليها.
- إصدار التراخيص الخاصة بتشغيل وإدارة المخابز التي تحصل على دعم من الدولة، ومراقبة آلية صرف أذونات الطحين.
- إصدار بدل فاقد لسندات القبض.
- إصدار سندات القبض للجهات التي تصرف على الحساب.
3- قسم الحسابات، ويختص بالآتي:
- إعداد طلبات الدفع وكشوفات التسوية
- متابعة الأرصدة إلكترونياً.
- متابعة كشوف البنك شهرياً بشأن الإيداعات.
- التدقيق ومراجعة سندات القبض.
- مطابقة سجلات الحاسب الآلي مع سندات القبض.
- متابعة وتسجيل الوارد لكل مادة.
- إعداد البيان الشهري المتضمن أرصدة الكميات المنصرفة من المواد التموينية والأعلاف.
- إعداد كشوف الدعم للمواد التموينية والأعلاف شهرياً.
- إعداد كتب التسديد للدفعات الموردة بعد احتساب غرامات التأخير إن وجدت.
4- قسم إدارة المخزون، ويختص بالآتي:
- متابعة المخزون وحركة الوارد والمنصرف من المخازن يوميا.
- الإشراف على طرق التخزين واستغلال المساحات التخزينية.
- التنسيق مع الجهات المعنية بالتخزين من حيث متابعة الوارد اليومي والمكافحة والتأكد من محافظة وسلامة المخزون.
- أخذ العينات للتحليل المختبري بوجود جهات الاختصاص.
- إصدار سندات الاستلام النهائية لكل شحنة مستلمة وسندات الفحص لها.
- إستلام الكميات المصادرة من الجمارك ومعاينتها والتأكد من صلاحيتها وإضافتها للرصيد.
- إستقبال الشكاوي الخاصة بالمواد المخزنة والعمل على حلها.
- متابعة البواقي من المواد التموينية والأعلاف في مخازن الإدارة.
- متابعة فروق الأوزان للمواد الموردة بالمناقصات.