إدارة التموين والمخزون الاستراتيجي

الاختصاصات:

  • وضع الخطة اللازمة لتوفير المواد التموينية والأعلاف والمحافظة على مخزون استراتيجي منها.
  • إعداد ومتابعة طرح المناقصات والممارسات الخاصة بتوفير المواد التموينية والأعلاف.
  • متابعة توريد المواد التموينية والأعلاف المطلوبة.
  • القيام بتوفير وشراء مواد المساعدات والإغاثة التي تقدمها الدولة للدول الشقيقة والصديقة.
  • تخزين المواد التموينية والأعلاف ومواد المساعدات والإغاثة بطرق التخزين المتعارف عليها.
  • إصدار التراخيص الخاصة بتشغيل وإدارة المخابز التي تحصل على دعم من الدولة، ومراقبة الية صرف اذونات الطحين.
  • صرف الكميات المطلوبة من المواد التموينية والأعلاف لمراكز التوزيع.
  • مراقبة مدى تقيد المتعاملين في السلع التموينية المدعومة بالتزاماتهم، واتخاذ الإجراءات والتدابير اللازمة وفق القانون.

الأقسام:

  1. قسم التوريدات.
  2. قسم المبيعات والتوزيع.
  3. قسم الحسابات.
  4. قسم إدارة المخزون.

1- قسم التوريدات، ويختص بالآتي:

  • وضع الخطة اللازمة لتوفير المواد التموينية والأعلاف والمحافظة على مخزون استراتيجي منها.
  • إعداد ومتابعة المناقصات والممارسات والاتفاق المباشر الخاصة بتوفير المواد التموينية والأعلاف.
  • متابعة التوريد للمواد التموينية والأعلاف المطلوبة لجميع المناقصات سواء كانت الجديدة أو قيد الطرح التي تم إبرام عقود التوريد لها.
  • عمل دراسة للمحافظة على المخزون الإستراتيجي للمواد التموينية والأعلاف بالتنسيق مع الاقسام الأخرى.
  • استلام العينات المقدمة من المتناقصين وإرسالها للتحليل المختبري والتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات المطلوبة.
  • إعداد التقارير الفنية والمالية للمناقصات التابعة للإدارة ومتابعة ترسيتها.
  • فتح الاعتمادات المستندية للموردين بالتنسيق والمتابعة مع الجهات المعنية بالوزارة والبنوك المختصة.
  • استلام العينات العشوائية من المواد الموردة للمخازن من قسم إدارة المخزون، وإرسالها للمختبر لفحصها، والتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية حسب العقود المبرمة.
  • إدخال وتسجيل البيانات لجميع المناقصات التموينية والأعلاف في الحاسب الآلي.
  • إضافة الكميات المطابقة للمواصفات الفنية في برنامج التوريدات.
  • توفير وشراء مواد المساعدات والإغاثة التي تقدمها دولة قطر للدول الشقيقة والصديقة.

2-  قسم المبيعات والتوزيع، ويختص بالآتي:

  • إصدار أذونات التسليم (التي يتم بموجبها صرف المواد التموينية والأعلاف من المخزن وذلك في ضوء الأرصدة المتاحة بالمخزن من كل صنف).
  • إصدار البطاقات التموينية وتحديثها دورياً.
  • مراقبة مدى تقيد المتعاملين في السلع التموينية المدعومة بالتزاماتهم، واتخاذ الإجراءات والتدابير اللازمة وفق القانون.
  • تلقي اتصالات المستفيدين من البطاقة التموينية ومتابعة شكاوي المواطنين والرد على الاستفسارات الخاصة فيما يخص صرف المواد التموينية والأعلاف.
  • استلام طلبات فتح محلات جديدة ومعاينتها ومعرفة مدى مطابقة المحلات للشروط والمواصفات الموضوعة من قبل الإدارة والموافقة عليها.
  • إصدار التراخيص الخاصة بتشغيل وإدارة المخابز التي تحصل على دعم من الدولة، ومراقبة آلية صرف أذونات الطحين.
  •  إصدار بدل فاقد لسندات القبض.
  • إصدار سندات القبض للجهات التي تصرف على الحساب. 

3- قسم الحسابات، ويختص بالآتي:

  • إعداد طلبات الدفع وكشوفات التسوية
  • متابعة الأرصدة إلكترونياً.
  • متابعة كشوف البنك شهرياً بشأن الإيداعات.
  • التدقيق ومراجعة سندات القبض.
  • مطابقة سجلات الحاسب الآلي مع سندات القبض.
  • متابعة وتسجيل الوارد لكل مادة.
  • إعداد البيان الشهري المتضمن أرصدة الكميات المنصرفة من المواد التموينية والأعلاف.
  • إعداد كشوف الدعم للمواد التموينية والأعلاف شهرياً.
  • إعداد كتب التسديد للدفعات الموردة بعد احتساب غرامات التأخير إن وجدت.

4- قسم إدارة المخزون، ويختص بالآتي:

  • متابعة المخزون وحركة الوارد والمنصرف من المخازن يوميا.
  • الإشراف على طرق التخزين واستغلال المساحات التخزينية.
  • التنسيق مع الجهات المعنية بالتخزين من حيث متابعة الوارد اليومي والمكافحة والتأكد من محافظة وسلامة المخزون.
  • أخذ العينات للتحليل المختبري بوجود جهات الاختصاص.
  • إصدار سندات الاستلام النهائية لكل شحنة مستلمة وسندات الفحص لها.
  • إستلام الكميات المصادرة من الجمارك ومعاينتها والتأكد من صلاحيتها وإضافتها للرصيد.
  • إستقبال الشكاوي الخاصة بالمواد المخزنة والعمل على حلها.
  • متابعة البواقي من المواد التموينية والأعلاف في مخازن الإدارة.
  • متابعة فروق الأوزان للمواد الموردة بالمناقصات.